চিঠি লেখার সঠিক নিয়ম

চিঠি লেখার নিয়ম জেনে নিন কাজে লাগবে। এই প্রবন্ধের মধ্যেমে আপনি একটি পরি পূর্ণ  চিঠি লেখার নিয়ম জানতে পাবেন।

পত্রের অংশ : সাধারণত পত্রের ছয়টি অংশ আছে ।
যথা—
১। মঙ্গলসূচক বাণী ,
২। পত্র লেখকের ঠিকানা ও তারিখ ,
৩৷ সম্বোধন ,
৪৷ বক্তব্য ,
৫। ইতি বা সমাপ্ত ও
৬। শিরোনাম ।

চিঠির প্রকারভেদঃ

পত্র সাধারণত দু’প্রকার । যথা—
১। পারিবারিক ও
২। ব্যবহারিক ।

তবে আরো বিশেষভাবে ভাগ করলে দেখা যায় ,
পত্রলিখন নিম্নরূপ—
১। ব্যক্তিগত পত্র ,
২। ব্যবসা সংক্রান্ত পত্র ,
৩। নিমন্ত্রণ পত্র ,
৪। আবেদন পত্র ,
৫। অভিনন্দন পত্র ,
৬। দলিল পত্র ও
৭। সংবাদপত্রে প্রকাশের জন্য পত্র ।

পত্র লেখার ক্ষেত্রে যে বিষয়ে সজাগ থাকতে হবে
ক . পত্রের ভাষা হবে সহজ – সরল ।
খ . কঠিন ভাষারীতি পরিত্যাগ করা উচিত ।
গ . বিষয় অনুযায়ী পত্রের প্রচলিত নিয়ম রীতি মানা দরকার ।
ঘ. হাতের লেখা পরিষ্কার ও স্পষ্ট হওয়া উচিত ।
ঙ. যথাস্থানে নাম , ঠিকানা লিখতে হবে ।

যে সব বিষয় পত্রে অন্তর্ভুক্ত থাকবে
ক . পত্র লেখার স্থান ।
খ . পত্র প্রেরণের তারিখ ।
গ . সম্বোধন ।
ঘ . পত্রের বক্তব্য বিষয় ।
ঙ . পত্র লেখকের নাম ও স্বাক্ষর ।
চ . খামের ওপর প্রাপকের নাম ও ঠিকানা ।

পত্রলেখার সময় নিম্নলিখিত বিষয়গুলোর প্রতি লক্ষ্য রাখতে হবে— পত্রের বক্তব্য সুস্পষ্ট হতে হবে ।

• সহজ – সরল ও বিষয়ভিত্তিক ভাষায় পত্র লিখতে হবে ।
• পত্রের ভাষা হবে প্রাঞ্জল ও বলিষ্ঠ ।
• পত্র হবে সংক্ষিপ্ত পূর্ণার্থ বা স্বয়ংসম্পূর্ণ ।
• পত্রের প্রকাশভঙ্গি হবে আকর্ষণীয় ৷
• পত্র লেখার পদ্ধতি মেনে চলতে হবে ।
• সর্বপ্রকার বাহুল্য বর্জন করতে হবে ।
• ভাষ্য প্রয়োগে শুদ্ধতা থাকতে হবে ।

১। ব্যাক্তিগত পত্র বা চিঠি লেখার নিয়ম।

ধাপ-১: চিঠি লেখার শুরুতে ডান পাশে প্রেরকের ঠিকানা লিখুন। দ্রষ্টব্য = [চিঠি লেখার প্রতিটি ধাপ নিচে লিখতে হবে]

ধাপ-২: নীচের ঠিকানায় এবং প্রেরকের ঠিকানার বাম দিকে ঠিকানা দিয়ে চিঠির মূল অংশটি শুরু করুন।

যেমন (প্রিয় মুশফিক ফারহান ভাই, প্রিয় নাইকা কেয়া পায়েল, প্রিয় অমুক, প্রিয় তমুক) ইত্যাদি।

ধাপ-3: গ্রহীতাকে সালাম দেওয়ার পর গ্রহীতাকে সালাম বা অভিবাদন জানানো। তারপর একই ধাপে আপনি প্রাপকের কাছে যে বিষয়ে চিঠি লিখছেন তা উল্লেখ করতে হবে।

ধাপ-৪: এই ধাপে চিঠির বিষয়বস্তু বিস্তারিতভাবে বলতে হবে। অর্থাৎ সম্পূর্ণ ব্যাখ্যা।

ধাপ-5: এই ধাপে প্রেরক প্রাপককে অভিবাদন জানায় এবং জিজ্ঞাসা করে যে কোন প্রশ্ন আছে কিনা।

তারপর লেখাটির ডানপাশে লিখুন “ইতি তোমার -Relation wise friend/brother/sister/mama/mace/causin etc. নিচে প্রেরকের স্বাক্ষর দিতে হবে।

ধাপ-6: এই ধাপে খামটি আঁকতে হবে। আপনি যদি একটি চিঠির বইয়ে লিখছেন, খামটি ধাপ-5 এর নীচে এবং বাম দিকে আসবে।

২। আবেদনপত্র বা প্রাতিষ্ঠানিক চিঠি লেখার নিয়ম।

একটি অ্যাপ্লিকেশন ফর্ম হল এক ধরনের নথি যা একটি প্রতিষ্ঠানে ব্যবহার করা যেতে পারে। যেহেতু এই অক্ষরগুলো প্রতিষ্ঠানে ব্যবহৃত হয় তাই একে প্রাতিষ্ঠানিক পত্রও বলা হয়।

আবেদনপত্রটি সকল দাপ্তরিক কাজে ব্যবহৃত হয়। তাই আবেদনপত্রে ব্যক্তিগত কিছু উল্লেখ করা যাবে না।

আমি আবার বলছি যে আপনি যদি কখনো আবেদনপত্র লেখেন তাহলে অবশ্যই সেখানে কোনো ব্যক্তিগত তথ্য রাখবেন না।

আর আমরা নিজেরাই দাপ্তরিক কাজে এই চিঠির ব্যবহারের উদাহরণ। আমরা যদি যেকোনো বিষয়ে কোনো শিক্ষার্থী, শিক্ষকের কাছে আবেদন করতে চাই তাহলে অবশ্যই আবেদনপত্র লিখতে হবে।

আমি এটাও বলতে পারি যে যখন একজন অফিস কর্মী তার বসের কাছে কিছু প্রয়োগ করেন, তখন তাকে আবেদনপত্রটি লিখতে হয়। এই চাকরিগুলো অফিসিয়াল বা প্রাতিষ্ঠানিক।

আর কিছু না বলে, আমি আপনাকে একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার নিয়ম বলি।

চিঠি লেখার সঠিক নিয়মঃ

ধাপ-১: তারিখ (যে তারিখে আপনি আবেদনপত্র লিখবেন)

ধাপ-২: প্রাপক বা শিরোনাম (এই ধাপটি “বরাভার” দিয়ে শুরু হওয়া উচিত, তার পরে প্রাপকের নাম, প্রতিষ্ঠান এবং ঠিকানা।)

ধাপ-৩: বিষয় (যে বিষয়ে আবেদনপত্র লিখতে হবে)

ধাপ-৪: অভিবাদন (প্রাপককে মিস্টার হিসেবে সম্বোধন করতে হবে।

ধাপ-5: আবেদনপত্রের সম্পূর্ণ বিবরণ। (এই ধাপের প্রথম অংশ হল প্রাপক বা প্রতিষ্ঠানের সাথে আপনার পরিচয় উল্লেখ করা। তবে যতটা সম্ভব কম বাক্য ব্যবহার করুন।

ধাপ-6: বিদায়ী শুভেচ্ছা (যেমন আপনার ডেডিকেটেড বাধ্যতামূলক ছাত্র শেষ করুন – মো. লুৎফুজ্জামান শুভ)

আমি দুই ধরনের (আবেদনপত্র বা আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার নিয়ম) এবং উদাহরণ দেখাচ্ছি।

প্রাক্তনটি ছাত্রদের জন্য প্রযোজ্য এবং পরবর্তীটি অন্যান্য সরকারী উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যেতে পারে।